文書管理システム

文書管理システムは、契約書、申請書、設計書などの電子文書を、作成・登録から共有、承認、保存、廃棄までのライフサイクルに沿って一元管理するシステムです。

■ 試験で押さえるポイント

• 文書名、作成者、分類、日付、案件、機密区分などのメタデータを付け、全文検索、属性検索、関連文書の参照を可能にします。

• 版管理、チェックイン・チェックアウト、変更履歴によって最新版と過去版を識別し、同時編集による上書きや誤った版の利用を防ぎます。

• 役割別アクセス制御、暗号化、操作ログ、承認ワークフロー、電子署名を用い、誰が作成・閲覧・承認・変更したかを追跡します。

• 法令・社内規程に基づく保存期間、訴訟時の保全、期限後の確実な廃棄を管理し、単なる共有フォルダやバックアップと区別します。

■ 選択肢での判断ポイント

検索・版・権限・承認・保存期限・監査証跡を一体管理する点を選びます。ファイルを格納できるだけのファイルサーバでは不十分です。

例: 契約書を案件番号と保存期限付きで登録し、法務承認後の確定版を変更不可にし、閲覧履歴を残して期限到来時に廃棄承認を求めます。