ワークフローシステム
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用語解説
ワークフローシステムは、申請、審査、承認、回付など、人とシステムが行う定型業務の順序・条件・担当・期限を電子的に定義し、案件を適切な処理者へ流して進捗と証跡を管理するシステムです。
■ 試験で押さえるポイント
直列・並列承認、金額による条件分岐、代理承認、差戻し、期限通知、エスカレーションなどを業務規則に従って制御します。
案件の現在位置、滞留時間、処理者、入力・承認履歴を記録し、紛失防止、内部統制、監査、処理時間分析に利用します。
単に電子メールで書類を送るより、経路と権限を強制できます。ただし例外のない過度に硬直したフローは現場の迂回を招きます。
BPMSはモデル化から監視・改善まで広く扱い、ワークフローシステムは案件の回付・承認実行に重点を置くことが多いですが、機能は重なります。
■ 選択肢での判断ポイント
申請を定義した経路で自動回付し、承認状況と履歴を管理する機能を選びます。文書共有だけ、予定表だけのシステムではありません。
例: 購入申請が10万円未満なら課長、10万円以上なら課長と部長、100万円以上ならさらに経理へ回り、2日滞留すれば通知する規則を実行します。