グループウェア

グループウェアは、組織やチームの情報共有、連絡、共同作業、業務調整を支援するソフトウェア群です。時間や場所の異なる利用者が、共通の情報と手続を使って協働できるようにします。

■ 試験で押さえるポイント

• 電子メール、掲示板、チャット、共有予定表、会議室予約、ファイル共有、共同編集、タスク管理、ワークフローなどを統合又は連携して提供します。

• 共有予定表は日程調整、文書管理は版・検索・権限管理、ワークフローは申請・承認経路の電子化というように、機能ごとの目的を区別します。

• 部署、役職、案件に応じたアクセス権、退職・異動時の権限変更、版管理、保持・廃棄ルールを設けます。共有範囲の誤設定は情報漏えいにつながります。

• ERPが会計・販売など基幹業務と企業資源を統合管理するのに対し、グループウェアはコミュニケーションと協働支援が中心です。両者は連携して利用できます。

■ 選択肢での判断ポイント

予定表、掲示板、文書共有、電子会議、ワークフローなどの協働機能を選びます。生産所要量計算や総勘定元帳を主目的とするシステムではありません。

例: 出張申請をワークフローで上長と経理へ回し、承認済み日程を共有カレンダーへ反映し、関連資料を権限付き共有フォルダで共同編集します。